В кадровых органах личные дела военнослужащих ведутся в соответствии с ведомственным перечнем должностных лиц, имеющих право издавать приказы по личному составу.
Ведение личных дел (своевременное пополнение необходимыми документами, аттестационными и характеризующими материалами, фотокарточками и учетными материалами), а также контроль за своевременной пересылкой личных дел возлагается на кадровые органы всех инстанций.
Приобщение документов, учет, хранение и пересылка личных дел, возлагается на лиц, ответственных за учет личного состава.
Личные дела военнослужащих, которым присвоены воинские звания офицерского состава, формируются в двух экземплярах:
Личные дела офицеров, призванных, поступивших на воинскую службу по контракту из запаса – формируются местными органами военного управления (МОВУ) в двух экземплярах и высылаются по месту прохождения службы не позднее пяти рабочих дней, после выдачи предписания об убытии к месту прохождения воинской службы.
При поступлении на воинскую службу по контракту личные дела на военнослужащих срочной воинской службы формируются в воинской части (учреждении), военнослужащих рядового и сержантского составов – в воинской части или МОВУ.
Личные дела военнослужащих по контракту рядового и сержантского составов формируются в одном экземпляре, на офицерский состав в двух экземплярах.
При этом на военнослужащих по контракту рядового и сержантского составов, подтвердивших наличие права на пенсионные выплаты, кадровыми органами воинских частей (учреждений) формируется второй экземпляр личного дела.
При присвоении военнослужащим по контракту рядового и сержантского составов первых воинских званий офицерского состава в месячный срок формируется второй экземпляр личного дела и направляется в вышестоящий штаб для последующего их учета и ведения.
Личные дела на военнослужащих, проходящих воинскую службу в резерве формируются кадровыми органами воинских частей (учреждений) по прибытию к месту службы в одном экземпляре.
Личное дело содержит персональные данные, сведения о трудовой деятельности и иные сведения военнослужащих, связанные с поступлением на воинскую службу, ее прохождением и увольнением с воинской службы, необходимые для обеспечения деятельности воинской части (учреждения).
Личное дело состоит из послужного списка, автобиографии, фотокарточки, аттестационных и дополнительных материалов.
Основным документом личного дела является послужной список.
В послужном списке производятся следующие записи:
- гражданское образование военнослужащего (в последовательном порядке – наименование учебных заведений и год их окончания);
- военное образование (в последовательном порядке – наименование военных учебных заведений и год их окончания);
- прохождение курсовой подготовки (в последовательном порядке наименование курсов в соответствии с подтверждающими документами и дату их окончания).
В самостоятельную трудовую деятельность не учитывается время учебы в общеобразовательных школах и приравненных к ним учебных заведений, пребывание в качестве воспитанников воинских частей (учреждений);
- прохождение воинской службы в Вооруженных Силах, других войсках и воинских формированиях Республики Казахстан, где предусмотрена воинская служба;
- в начале графы указываются сведения о первичном поступлении на воинскую службу (при призыве в ВС РК, поступлении на воинскую службу по контракту или в военное учебное заведение) и дата принятия военной присяги;
- офицерам, призванным из запаса, МОВУ делается запись о дате призыва, каким МОВУ призван;
- воинская служба на должностях, подлежащих замещению военнослужащими по контракту и призыву, в том числе пребывание в резерве и распоряжении;
- служба за пределами Республики Казахстан;
- пребывание в распоряжении командира (начальника) воинской части (учреждения);
- сведения об окончании военных учебных заведений (в том числе о сдаче экзаменов экстерном), адъюнктуры, с указанием наименования оконченного учебного заведения (адъюнктуры) и полученной специальности, а также об отчислении и причины отчисления из учебных заведений;
- прохождение офицерами стажировки в воинских частях (учреждениях), кораблях или в военных учебных заведениях, если допуск к исполнению должностей оформляется приказом по личному составу;
- присвоение и снижение классной квалификации (только в первых экземплярах личных дел);
- допуск к самостоятельному управлению кораблем;
- сведения о допуске к государственным секретам;
- заключение контракта;
- увольнение с воинской службы;
- исключение военнослужащих из списков личного состава воинских частей (учреждений) в связи с увольнением или со смертью (гибелью).
Все записи в пункте 10 послужного списка (кроме дат призыва и принятия военной присяги) производятся на основании приказов командиров (начальников) воинских частей (учреждений) по личному составу.
Автобиографию военнослужащие для первого экземпляра личного дела пишут собственноручно, разборчиво, без помарок и исправлений.
Для второго экземпляра личного дела автобиография размножается техническими средствами с парафированием каждого листа подписью военнослужащего.
Все документы личного дела (кроме фотокарточки и документа о приеме декларации по индивидуальному подоходному налогу и имуществу) подшиваются в обложку установленного образца голубого цвета по разделам.
В каждое личное дело вкладывается цветная фотокарточка военнослужащего размером 9х12 см (бюст, анфас), в парадной военной форме одежды для строя (в кителе без головного убора), при всех орденах, медалях, нагрудных знаках отличия, которыми он награжден (которые ему присвоены).
На обороте фотокарточки указываются фамилия, имя и отчество (при наличии) военнослужащего, личный номер и дата фотографирования, заверяемые подписью начальника штаба воинской части (учреждения) или кадрового органа и гербовой печатью с условным наименованием. Фотографирование лиц, принятых на воинскую службу по контракту, производится по получении ими военной формы одежды. Фотокарточки вкладываются в личные дела при первичном составлении личного дела.
В последующем фотокарточки обязательно заменяются при присвоении каждого очередного воинского звания – в месячный срок, в случае, если воинское звание не меняется – через пять лет.
Личные дела учитываются в книге учета личных дел.
Личные дела хранятся отдельно на военнослужащих офицерского состава и отдельно на военнослужащих по контракту рядового и сержантского составов.
Приказ вводится в действие с 8 сентября.