Приказом министра по чрезвычайным ситуациям от 13 ноября 2024 года утверждены Правила ведения личных дел, содержащих персональные данные сотрудников и военнослужащих органов гражданской защиты (ОГЗ), сообщает prosud.kz.
При поступлении кандидата на правоохранительную и воинскую службу в органы гражданской защиты (ОГЗ) кадровой службой формируется личное дело, к которому приобщаются все материалы изучения и в дальнейшем сведения о служебной деятельности и стаже правоохранительной и воинской службы, — говорится в документе.
Ведение, хранение и состояние личных дел сотрудников и военнослужащих ОГЗ обеспечивают сотрудники кадровых служб ОГЗ.
В личном деле отражаются прежняя трудовая деятельность, прохождение службы в Вооруженных Силах, других войсках и воинских формирований РК, специальных государственных и правоохранительных органах, государственной службе, данные биографического и социального характера, результаты изучения кандидата, специальной проверки, материалы перемещения по службе и другие сведения.
Сведения, содержащиеся в личном деле и документах учета сотрудника и военнослужащего, исходя из содержания личного дела, относятся в соответствии с законом «О государственных секретах» к государственным секретам или для служебного пользования.
Правилами установлено, что личные дела оформляются и ведутся, в том числе в электронном формате на всех сотрудников и военнослужащих, которым присвоены специальные или воинские звания.
При этом личное дело является основным документом, отражающим персональные данные и материалы, характеризующие служебную, профессиональную и общественную деятельность сотрудников и военнослужащих.
Личное дело выступает как информационная модель сотрудника и военнослужащего, и используется в качестве учетного документа, содержащего точные и подробные биографические данные и сведения, характеризующие его деловые и личные качества, служебную и трудовую деятельность, а также в качестве хранилища документов, юридически подтверждающих эти сведения (характеристики, служебные аттестации, присяга, представления), — сказано в документе.
Материалы личного дела используются для решения вопросов о прохождении службы сотрудником и военнослужащим, представлении его к присвоению очередного специального или воинского звания, награждении и поощрении, определении классной квалификации, прохождении очередной аттестации, исчисления стажа службы для определения размера должностного оклада, трудового стажа, расчета выслуги лет для назначения пенсии.
в первой части хранятся:
во второй части хранятся:
в третьей части хранятся:
в четвертой части (отдельная папка) — «Архивные материалы»:
пятая часть (отдельная папка) — «Материалы изучения и специальной проверки»:
На оборотной стороне титульной обложки личного дела прикрепляется цветная фотокарточка (анфас, бюст) сотрудника в установленной повседневной форме одежды (китель с установленными знаками различий), без головного убора. На оборотной стороне фотокарточки записываются фамилия, имя, отчество (при его наличии) сотрудника, которые заверяются подписью работника кадровой службы или непосредственного руководителя и заверяется оттиском печати кадровой службы.
Кроме того на второй внутренней стороне обложки личного дела располагается приклеенный конверт размером 200×280 миллиметров, клапан вверху.
В конверте хранятся следующие документы:
На внешнюю сторону конверта прикрепляется опись документов, находящихся в конверте личного дела.
Контроль за состоянием личных дел и соответствием их требованиям осуществляется периодически, но не реже одного раза в 5 лет, путем проведения ревизии личных дел с составлением дефектной ведомости с указанием конкретных сроков устранения недостатков.
Учет и хранение личных дел сотрудников (военнослужащих) организуется кадровыми службами. Личные дела подлежат регистрации и сдаче в хранилище кадровой службы не позднее 15 календарных дней после издания приказа о назначении на должность.
Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге), о чем составляется акт наличия личных дел в произвольной форме, в котором указывается количество дел на период проверки.
Личные дела хранятся в отдельной комнате, оборудованной стеллажами, сейфами, шкафами, отвечающей требованиям Инструкции по защите государственных секретов РК.
Учет и хранение личных дел возлагается на специально отведенных сотрудников (работников) кадровых служб, имеющих соответствующий допуск к секретным работам и ДСП документам.
Изъятие документов из личного дела, а также хранение документов, не предусмотренных Правилами, не допускается.
Записи о прохождении службы в ОГЗ в трудовую книжку вносятся следующим образом:
Как присваиваются личные номера сотрудникам ОГЗ
Всем лицам высшего, старшего и среднего начальствующего (высшего офицерского и офицерского) состава, состоящим на службе в ОГЗ, присваиваются личные номера, которые сохраняются за ними на все время их службы и состояния в запасе и никому другому не передаются.
Личный номер состоит из заглавной буквы русского алфавита, обозначающий серию, и шестизначного числа. Личный номер штампуется на металлическом жетоне.
Присвоение личных номеров производится приказами МЧС РК одновременно с присвоением первого специального или воинского звания начальствующего (офицерского) состава.
Приказ вводится в действие с 1 марта 2025 года.