Как формировать личные дела с персональными данными сотрудников ОГЗ

Приказом министра по чрезвычайным ситуациям от 13 ноября 2024 года утверждены Правила ведения личных дел, содержащих персональные данные сотрудников и военнослужащих органов гражданской защиты (ОГЗ), сообщает prosud.kz.

При поступлении кандидата на правоохранительную и воинскую службу в органы гражданской защиты (ОГЗ) кадровой службой формируется личное дело, к которому приобщаются все материалы изучения и в дальнейшем сведения о служебной деятельности и стаже правоохранительной и воинской службы, — говорится в документе.

Ведение, хранение и состояние личных дел сотрудников и военнослужащих ОГЗ обеспечивают сотрудники кадровых служб ОГЗ.

В личном деле отражаются прежняя трудовая деятельность, прохождение службы в Вооруженных Силах, других войсках и воинских формирований РК, специальных государственных и правоохранительных органах, государственной службе, данные биографического и социального характера, результаты изучения кандидата, специальной проверки, материалы перемещения по службе и другие сведения.

Правилами установлено, что личные дела оформляются и ведутся, в том числе в электронном формате на всех сотрудников и военнослужащих, которым присвоены специальные или воинские звания.

При этом личное дело является основным документом, отражающим персональные данные и материалы, характеризующие служебную, профессиональную и общественную деятельность сотрудников и военнослужащих.

Личное дело выступает как информационная модель сотрудника и военнослужащего, и используется в качестве учетного документа, содержащего точные и подробные биографические данные и сведения, характеризующие его деловые и личные качества, служебную и трудовую деятельность, а также в качестве хранилища документов, юридически подтверждающих эти сведения (характеристики, служебные аттестации, присяга, представления), — сказано в документе.

Материалы личного дела используются для решения вопросов о прохождении службы сотрудником и военнослужащим, представлении его к присвоению очередного специального или воинского звания, награждении и поощрении, определении классной квалификации, прохождении очередной аттестации, исчисления стажа службы для определения размера должностного оклада, трудового стажа, расчета выслуги лет для назначения пенсии.

Личное дело состоит из пяти частей:

в первой части хранятся:

• послужной список;
• заключение комиссии по определению стажа службы;

во второй части хранятся:

• аттестационные листы;
• служебные характеристики в период службы;
• представления к присвоению (понижению, восстановлению) специального (воинского) звания;
• решение о задержке представления к установлению очередного специального звания;
• представления по перемещению по службе;
• представления к увольнению;
• наградные листы, представления о поощрении (награждении);
• материалы конкурсной комиссии или материалы первоначальной профессиональной подготовки (результаты тестирования на знание государственного языка, законодательства РК и личностные компетенции, сдачи нормативов по физической подготовке, результаты полиграфологического исследования, выписка из протокола заседания конкурсной комиссии, приемной комиссии, сертификаты о завершении первоначальной профессиональной подготовки);
• копии сертификатов (об окончании курсов первоначальной подготовки, переподготовки, повышения квалификации, а также языковых, образовательных и других курсов, оплачиваемых за счет бюджета ОГЗ);
• контракт о прохождении воинской службы;

в третьей части хранятся:

• заявление о приеме в ОГЗ;
• автобиографии (написанная собственноручно и в отпечатанном виде, заверенная подписью сотрудника (работника) кадровой службы);
• личный листок по учету кадров (с фотокарточкой, заверенной печатью кадровой службы);
• заключение о приеме в ОГЗ;
• характеристики (служебные, учебные и другие), представляемые до поступления на службу (учебу);
• справка центральной (окружной) военно-врачебной комиссии;
• подписка;
• обязательство;
• обязательства по соблюдению Этического кодекса сотрудников правоохранительных органов, органов гражданской защиты и государственной фельдъегерской службы РК, а также Этического кодекса государственных служащих РК;
• подписанный бланк с текстом Присяги;
• договор (контракт) о допуске к государственным секретам;

в четвертой части (отдельная папка) — «Архивные материалы»:

• устаревшие автобиографии и анкеты;
• рапорты сотрудника или военнослужащего;
• заключения и материалы служебных проверок и расследований;
• устаревшие справки Центральной (окружной) военно-врачебной комиссии, справки о состоянии здоровья, о ранениях и контузиях;
• ходатайство и рапорт о продлении срока службы;
• рекомендации при перемещении по службе;
• информация подразделения по личному составу;
• уведомление об освобождении (увольнении);
• устаревшие результаты тестирования, сдачи нормативов по физической подготовке;
• другие документы личного дела, находящиеся в неактуальном состоянии;

пятая часть (отдельная папка) — «Материалы изучения и специальной проверки»:

• заявление о согласии на изучение и проверку персональных данных;
• план проведения проверки;
• требования о наличии или отсутствии судимости;
• результаты специальной проверки;
• справки, отзывы по результатам проверки по месту жительства кандидата;
• справки-рекомендации от участкового инспектора полиции по месту жительства;
• материалы по дополнительной проверке;
• заключение по специальной проверке. 

На оборотной стороне титульной обложки личного дела прикрепляется цветная фотокарточка (анфас, бюст) сотрудника в установленной повседневной форме одежды (китель с установленными знаками различий), без головного убора. На оборотной стороне фотокарточки записываются фамилия, имя, отчество (при его наличии) сотрудника, которые заверяются подписью работника кадровой службы или непосредственного руководителя и заверяется оттиском печати кадровой службы.

Кроме того на второй внутренней стороне обложки личного дела располагается приклеенный конверт размером 200×280 миллиметров, клапан вверху. 

В конверте хранятся следующие документы:

• копия удостоверения личности, заверенная сотрудником (работником) кадровой службы;
• копии документов о высшем образовании, заверенные нотариально;
• копии документов о семейном положении, рождении детей, заверенные сотрудником (работником) (кадровой службы);
• трудовая книжка;
• документ воинского учета (для военнообязанных лиц);
• копии справок о сдаче декларации о доходах и имуществе, в том числе, на супругу (га) (за последние пять лет).

На внешнюю сторону конверта прикрепляется опись документов, находящихся в конверте личного дела.

Контроль за состоянием личных дел и соответствием их требованиям осуществляется периодически, но не реже одного раза в 5 лет, путем проведения ревизии личных дел с составлением дефектной ведомости с указанием конкретных сроков устранения недостатков.

Как ведется учет и хранение личных дел

Учет и хранение личных дел сотрудников (военнослужащих) организуется кадровыми службами. Личные дела подлежат регистрации и сдаче в хранилище кадровой службы не позднее 15 календарных дней после издания приказа о назначении на должность. 

Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге), о чем составляется акт наличия личных дел в произвольной форме, в котором указывается количество дел на период проверки.

Личные дела хранятся в отдельной комнате, оборудованной стеллажами, сейфами, шкафами, отвечающей требованиям Инструкции по защите государственных секретов РК.

Учет и хранение личных дел возлагается на специально отведенных сотрудников (работников) кадровых служб, имеющих соответствующий допуск к секретным работам и ДСП документам.

Изъятие документов из личного дела, а также хранение документов, не предусмотренных  Правилами, не допускается.

Записи о прохождении службы в ОГЗ в трудовую книжку вносятся следующим образом:

• перечисление занимаемых должностей и наименование территориальных подразделений (организации образования, воинских частей) не вносится;
• в соответствующие графы трудовой книжки вносятся сведения о всех награждениях и поощрениях за время пребывания на службе в ОГЗ;
• сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не записываются;
• основания увольнения, пункт и статья Закона Республики Казахстан, в соответствии с которым сотрудник уволен из ОГЗ, в трудовой книжке не указываются;
• все записи о датах пребывания на службе, награждения и поощрения (число и месяц двузначными цифрами, год указывается полностью) производятся арабскими цифрами со ссылкой на соответствующий приказ.

Как присваиваются личные номера сотрудникам ОГЗ

Личный номер состоит из заглавной буквы русского алфавита, обозначающий серию, и шестизначного числа. Личный номер штампуется на металлическом жетоне.

Присвоение личных номеров производится приказами МЧС РК одновременно с присвоением первого специального или воинского звания начальствующего (офицерского) состава.

Приказ вводится в действие с 1 марта 2025 года.