Обновлены правила выдачи архивных справок

Министр культуры и информации приказом от 15 октября 2025 года изменила Правила оказания государственных услуг в области архивного дела, сообщает prosud.kz.

В правилах обновлены некоторые понятия:

• архивная справка – документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника), оформленная в соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами;
• архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами;
• архивная выписка – документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами.

Госуслугу по выдаче архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок оказывает Национальный архив РК, центральные государственные архивы, государственные архивы местных исполнительных органов областей, городов Астана, Алматы и Шымкента, городов, районов бесплатно в течение 11 рабочих дней в электронном или бумажном виде.

Для получения госуслуги следует представить следующие документы:

• заявление. При наличии к заявлению прилагаются документы либо их копии, подтверждающие запрашиваемые сведения;
• документ, удостоверяющий личность услугополучателя либо цифровой документ из сервиса цифровых документов (представляется для идентификации личности, исполнитель услугодателя воспроизводит копию удостоверения личности для идентификации, после чего возвращает его оригинал услугополучателю), документ, подтверждающий полномочия, либо нотариально засвидетельствованная доверенность, при представлении интересов услугополучателя третьим лицом;

При обращении услугополучателя по почте:

• заявление в произвольной форме, подписанное физическим лицом или представителем юридического лица, с указанием сведений о заявителе (для физического лица – фамилия, имя, отчество (при его наличии), место жительства, контактные телефоны, для юридического лица – его наименование, юридический адрес) и содержащие данные, необходимые для поиска запрашиваемых сведений. При наличии к заявлению прилагаются документы либо их копии, подтверждающие запрашиваемые сведения.

Через Государственную корпорацию:

• заявление. При наличии к заявлению прилагаются документы либо их электронные копии, подтверждающие запрашиваемые сведения;
• документ, удостоверяющий личность, либо цифровой документ из сервиса цифровых документов (для идентификации) и документ, подтверждающий полномочия – для юридического лица либо нотариально засвидетельствованная доверенность – для физического лица (при обращении уполномоченного представителя).

Сведения о документах, удостоверяющих личность услугополучателя, работник Государственной корпорации получает из соответствующих государственных информационных систем через шлюз "электронного правительства".

Услугодатели получают цифровые документы из сервиса цифровых документов через реализованную интеграцию при условии согласия владельца документа, предоставленного посредством зарегистрированного на веб-портале "электронного правительства" абонентского номера сотовой связи пользователя путем передачи одноразового пароля или путем отправления короткого текстового сообщения в качестве ответа на уведомление веб-портала "электронного правительства"; на портал: запрос в форме электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью (ЭЦП) услугополучателя. При наличии к заявлению прилагаются электронные копии документов, подтверждающие запрашиваемые сведения.

Также обновлена госуслуга по выдаче разрешения на временный вывоз за пределы РК документов.

Услугу оказывает Комитет архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации РК бесплатно в течение 15 рабочих дней.

Для получения госуслуги через Госкорпорацию потребуется представить:

• заявление;
• документ, удостоверяющий личность услугополучателя либо цифровой документ из сервиса цифровых документов (представляется для идентификации личности, исполнитель услугодателя воспроизводит копию удостоверения личности для идентификации, после чего возвращает его оригинал услугополучателю), документ, подтверждающий полномочия, либо нотариально засвидетельствованная доверенность, при представлении интересов услугополучателя третьим лицом;
• перечень документов Национального архивного фонда РК, находящихся в государственной собственности, на временный вывоз которых запрашивается разрешение;
• справка государственного архива о наличии страховых копий запрашиваемых документов.

Через портал:

• запрос в форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП услугополучателя, либо с помощью ввода одноразового пароля;
• перечень документов Национального архивного фонда РК, находящихся в государственной собственности, на временный вывоз которых запрашивается разрешение в форме электронной копии документа;
• электронная справка государственного архива о наличии страховых копий запрашиваемых документов.

Помимо этого, с 1 января 2026 года в новой редакции будут действовать требования к оказанию государственной услуги по апостилированию архивных справок, копий архивных документов или архивных выписок, исходящих из государственных архивов РК и направляемых за рубеж.

Услугу оказывает Комитет архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации РК.

Обратиться за получением услуги можно через Государственную корпорацию или веб портал "электронного правительства".

Какие документы потребуются:

Через Государственную корпорацию:

• заявление на проставление апостиля;
• документ, удостоверяющий личность услугополучателя либо цифровой документ из сервиса цифровых документов (представляется для идентификации личности, исполнитель услугодателя воспроизводит копию удостоверения личности для идентификации, после чего возвращает его оригинал услугополучателю) – для физического лица, копия учредительного документа – для юридического лица, документ, подтверждающий полномочия, либо нотариально засвидетельствованная доверенность, при представлении интересов услугополучателя третьим лицом;
• выданная государственным архивом архивная справка или копия архивного документа или архивная выписка, на которые необходимо проставить штамп апостиля;
• документ, подтверждающий оплату в бюджет государственной пошлины.

Услугодатели получают цифровые документы из сервиса цифровых документов через реализованную интеграцию при условии согласия владельца документа, предоставленного посредством зарегистрированного на веб-портале "электронного правительства" абонентского номера сотовой связи пользователя путем передачи одноразового пароля или путем отправления короткого текстового сообщения в качестве ответа на уведомление веб-портала "электронного правительства".

Через портал:

• запрос в форме электронного документа, удостоверенного ЭЦП услугополучателя либо с помощью ввода одноразового пароля;
• выданная государственным архивом электронная архивная справка, электронная копия архивной справки или электронная копия архивного документа либо электронная архивная выписка или электронная копия архивной выписки;
• электронная копия документа, подтверждающего оплату в бюджет государственной пошлины (за исключением случаев оплаты через платежный шлюз "электронного правительства").

Приказ вводится в действие с 31 октября 2025 года, за исключением приложения, которое вводится с 1 января 2026 года.